Một thứ có thể xem là “vật bất ly thân” với nhiều doanh nhân là tấm danh thiếp. Nó được xem “miếng trầu” để bắt đầu câu chuyện với đối tác mới gặp, mối quan hệ mới gầy dựng hay đơn thuần là người mới quen.
Nhiều người bỏ công sức để thiết kế cho mình một tấm danh thiếp độc đáo, gây ấn tượng nhưng cũng có người thích dùng danh thiếp đơn giản chỉ có họ tên. Rục rịch đã có nhiều hình thức danh thiếp kỹ thuật số nhưng dường như cộng đồng kinh doanh chưa chấp nhận chúng.
Tờ Wall Street Journal cung cấp một trường hợp cực đoan: Anh chàng Derek Peterson cho cấy một con chip vào vùng da nằm giữa ngón tay cái và ngón trỏ trên bàn tay trái; chip chứa đầy đủ thông tin liên lạc của anh. Mỗi khi muốn tự giới thiệu với ai, thay vì trao tấm danh thiếp, Peterson chìa tay nói người kia dùng điện thoại để quét thông tin của anh cấy trên chip. Anh này làm sếp công nghệ ở Boingo Wireless, một hãng chuyên về mạng không dây!
Khổ nỗi cứ mỗi lần anh chìa tay ra như thế, đối tác của anh thoạt tiên là không hiểu, sau đó là không tin và cuối cùng là một sự chựng lại, cảnh giác. Với những ai hào hứng chịu thử công nghệ “trao danh thiếp không dây” này, rất nhiều dạng trục trặc diễn ra: nhiều loại điện thoại cần tải một ứng dụng đọc chip về mới đọc được thông tin; nhiều điện thoại khác chưa có chức năng NFC (kết nối không dây tầm ngắn trong khoảng cách 4 cen ti mét); điện thoại có NFC nhưng đời cũ thì phải để sát rạt mới đọc được…
Có thể Derek Peterson dùng danh thiếp cấy dưới da như thế để gây tò mò và sau đó tận dụng cơ hội để giới thiệu về công ty của anh. Người bình thường khác ắt còn lâu mới chịu cấy chip dưới da như anh để dùng làm danh thiếp.
Thật ra so với giai đoạn thập niên 1990 hay 2000, mức độ sử dụng danh thiếp giấy đã suy giảm và gần như biến mất trong những năm đại dịch Covid-19 hoành hành. Không những người ta ngại tiếp xúc, bắt tay, trao danh thiếp mà còn do phương cách làm việc từ xa, họp hành hội nghị cũng từ xa, nhu cầu sử dụng danh thiếp coi như không còn nữa. Nhận tấm danh thiếp, nếu là đối tác cần liên lạc thường xuyên, người nhận lại cần mất công gõ các chi tiết liên lạc vào danh bạ điện thoại một cách thủ công.
Từ đó mới nảy sinh nhu cầu thiết kế một loại danh thiếp kỹ thuật số, làm sao khỏi tiếp xúc, lưu trữ dễ dàng nhưng cũng đừng quá cực đoan như trường hợp anh Derek Peterson. Giải pháp đầu tiên được nhiều người áp dụng là in một tấm danh thiếp nhưng trên đó chỉ có một mã QR chứa đầy đủ thông tin. Gặp khách mới tiếp xúc lần đầu, họ sẽ chìa tấm danh thiếp này ra, giữ nguyên trên tay để đối tác mở điện thoại, quét mã QR và thông tin liên lạc sẽ tự động chạy về điện thoại của họ. Cũng có người làm luôn một màn hình có mã QR trên điện thoại, khi cần chỉ việc mở hình ra cho đối tác quét mã.
Tuy nhiên phản ứng trước loại danh thiếp QR này cũng khá đa dạng. Giới hiểu biết công nghệ thì từ chối quét vì theo họ bọn tin tặc lợi dụng mã QR để điều hướng người quét đến các địa chỉ lừa đảo hay đơn thuần là đánh cắp thông tin cá nhân. Gặp người lạ chào mời quét mã QR là họ cảnh giác, ngó lơ. Người lớn tuổi cũng dễ từ chối: một mặt họ không quen với thao tác quét mã QR, mặt khác họ suy nghĩ trao nhau danh thiếp là sự chủ động làm quen, sao lại bắt tôi quét thông tin của anh?
Chuyện quét mã cũng không đơn giản. Tờ Wall Street Journal kể nhiều lúc hai bên phải đánh vật hồi lâu, một bên xoay trở chiếc điện thoại ở nhiều góc độ, bên kia cầm tờ in mã cũng xoay nhiều góc để hỗ trợ. Gặp địa điểm tiếp xúc sóng di động yếu hay không có wifi cũng coi như thua.
Cũng có người nảy ra những ý tưởng mới như làm chiếc nhẫn trên đó có gắn chip như trường hợp của anh Derel Peterson; đeo nhẫn chứ không cần cấy chip dưới da nghe dễ chịu hơn nhiều.
Có lẽ danh thiếp giấy sẽ còn tồn tại một thời gian nữa. Ross Fishman, CEO một công ty tiếp thị nói với tờ Wall Street Journal ông thích danh thiếp giấy hơn, nhất là khi tiếp xúc với nhiều người trong một hội nghị lớn. Nhận một tờ danh thiếp xong, ông thường ghi chú thêm thông tin về đối tác mới làm quen để sau này dễ nhớ lại họ là ai, nội dung trao đổi là gì. Theo ông trong tương lai gần, người ta sẽ thiết kế danh thiếp có hai mặt; mặt trước như danh thiếp truyền thống còn mặt sau sẽ chuyển thông tin liên lạc đó thành một mã QR cho ai muốn lưu lại nhanh chóng, khỏi mất công gõ.
Trao danh thiếp thời kỹ thuật số
(KTSG) – Trong hai năm đại dịch Covid-19 diễn ra, chúng ta đã chứng kiến tốc độ phát triển nhanh chóng của trào lưu biến mọi thứ thành kỹ thuật số, từ việc họp hành trong công việc và kinh doanh cho đến những hoạt động bình thường nhất trong cuộc sống hàng ngày. Dù muốn dù không, con người đã ngày càng lệ thuộc nhiều hơn vào công nghệ với các quy trình diễn ra trên điện thoại và máy tính và điều này tác động đến một hành vi văn hóa đã tồn tại hàng thế kỷ nay là trao đổi danh thiếp.
Một trong những kỹ năng giao tiếp quan trọng mà tôi học được khi mới bắt đầu cuộc sống nghề nghiệp cách đây ba mươi hai năm là cách thức trao và nhận danh thiếp. Khi trao, bạn phải trịnh trọng cầm danh thiếp bằng cả hai tay đưa cho người đối diện với mặt chữ thuận để người này xem. Khi nhận cũng phải bằng hai tay, rồi sau đó bạn nên nhìn vào tấm danh thiếp một lúc trước khi cẩn thận cất vào trong ví, túi áo, sổ tay, bàn họp hay bàn làm việc.
Với khách nước ngoài có tên lạ, bạn nên hỏi xem đâu là tên và xin phép họ đọc lên để nghe cách phát âm. Với tên trên danh thiếp quá dài, bạn có thể hỏi họ muốn gọi tên mình như thế nào. Trao và nhận danh thiếp là cách hữu hiệu để khởi đầu câu chuyện với một người chưa quen biết và có lẽ nhờ đó mà tôi đã vượt qua những rào cản tâm lý ban đầu trong giao tiếp khi mới chân ướt chân ráo sang Singapore lập nghiệp vào năm 1997.
Xu hướng giao tiếp qua danh thiếp kỹ thuật số
Nhưng giờ đây với xu hướng số hóa ngày càng tăng, nhất là trong bối cảnh Covid-19 con người hạn chế gặp gỡ trực tiếp, những kỹ năng nói trên có thể không còn mấy ai quan tâm bởi tấm danh thiếp truyền thống có nguy cơ trở thành dĩ vãng. Tại Singapore, hồi tháng Ba năm ngoái, ngân hàng OCBC đã triển khai danh thiếp kỹ thuật số (digital name card) – gọi ngắn gọn là “danh thiếp số” – cho nhân viên. Thông qua nhật báo The Straits Times, OCBC cho biết ngân hàng đã tiết kiệm được chi phí in danh thiếp hàng năm khoảng 100.000 đô la Singapore.
Theo bà Koh Ching Ching, Trưởng bộ phận thương hiệu và truyền thông của OCBC, ngân hàng này đã đầu tư vào công nghệ để triển khai một loạt các giải pháp kỹ thuật số không chỉ cho khách hàng mà còn cho cả nhân viên. Bà nói: “Dù tiết kiệm chi phí là đáng kể, nhưng OCBC hướng đến trọng tâm lớn hơn là thúc đẩy hành vi thân thiện với môi trường không chỉ trong nội bộ nhân viên ngân hàng mà còn cả cộng đồng lớn hơn”.
Thật vậy, sáng kiến nói trên là một phần của chương trình phát triển bền vững của OCBC sẽ cho phép nhân viên của ngân hàng trên 15 thị trường – trong đó có Singapore, Malaysia và Hồng Kông chia sẻ danh thiếp số qua điện thoại di động. Điều này được thực hiện bằng cách quét mã QR sau khi nhân viên khởi chạy chức năng chia sẻ danh thiếp số trên ứng dụng di động nhân sự của ngân hàng. Điện thoại của người nhận cũng phải quét mã QR. Sau đó, tên, chức danh và chi tiết liên hệ của nhân viên ngân hàng sẽ được tự động thêm vào để trở thành địa chỉ liên hệ trên điện thoại của người nhận.
Bà Koh cho biết OCBC đặt mục tiêu loại bỏ danh thiếp giấy in truyền thống và chuyển sang danh thiếp số hoàn toàn ở Singapore vào cuối năm nay và trên tất cả các thị trường khác vào năm 2023. Mục tiêu này cũng phù hợp với xu hướng số hóa trong khu vực công tại Singapore theo đó bốn mươi hai cơ quan chính phủ đã triển khai việc sử dụng danh thiếp số dưới ứng dụng Workpal cho phép công chức và viên chức truy cập vào các dịch vụ liên quan đến nhân viên và nơi làm việc của họ.
Thế mạnh của danh thiếp số
Khác với khái niệm danh thiếp điện tử trước đây, danh thiếp số không chỉ đơn thuần dựa trên văn bản chứa thông tin cá nhân và tổ chức, doanh nghiệp, mà còn có tính tương tác cao. Ngoài các thông tin thường thấy trên danh thiếp in truyền thống, danh thiếp số còn có hình ảnh hoặc được nhúng video (embedded), địa chỉ liên hệ trên mạng xã hội, các liên kết theo dõi và mã trực quan, chẳng hạn như mã QR liên kết đến thông tin khác. Danh thiếp số cao cấp hơn còn có thêm hình ảnh, biểu tượng của chủ danh thiếp, thậm chí những thứ như các bài đăng trên mạng xã hội gần đây, liên kết blog, video về demo sản phẩm và hồ sơ LinkedIn.
So với danh thiếp truyền thống, danh thiếp số giúp doanh nhân và nhà quản lý kết nối với nhiều khách hàng, đối tác và đồng nghiệp tiềm năng hơn. Theo các chuyên gia, với những ai sử dụng các nền tảng mạng xã hội như LinkedIn, Twitter, Instagram… việc tự giới thiệu bản thân và chi tiết liên hệ bằng danh thiếp số sẽ rất tiện lợi và hiệu quả. Bằng cách đó, người nhận không có khó khăn gì khi theo dõi tài khoản của chủ sở hữu danh thiếp trên phương tiện truyền thông xã hội hoặc liên hệ bằng cách sử dụng thông tin chi tiết.
Trong hai năm vừa qua, tôi đã bắt đầu thấy xuất hiện danh thiếp số trong chữ ký liên hệ của một số khách hàng và đối tác tiềm năng qua trao đổi e-mail. Theo cách hiểu của tôi, các chi tiết xã hội được gói gọn trong danh thiếp số nằm dưới chữ ký e-mail sẽ làm cho giao tiếp càng thuận lợi hơn. Việc theo dõi và chuyển đổi thông tin và dữ liệu đã được số hóa để hợp nhất với danh sách gửi thư rất cần thiết cho nhu cầu tiếp thị khi phát sinh. Ở dạng kỹ thuật số, các thông tin và dữ liệu liên quan đến đối tác và khách hàng hiện tại và tiềm năng có thể được mã hóa và bảo mật ngay lập tức.
Tạo lập và trao đổi danh thiếp số
Nhìn chung, nhiều phần mềm gửi e-mail cơ bản đã có một số dạng danh thiếp số nhưng nhiều chuyên gia cho rằng những thứ này không mang lại cho bạn lợi ích của công nghệ hiện đại. Về cơ bản, chúng chỉ là trao đổi thông tin cho nên bạn cần tìm đến các giải pháp mới có thể tận dụng tốt hơn nhiều công nghệ.
Có khá nhiều các ứng dụng danh thiếp số miễn phí thường có các tùy chọn và khả năng tương thích hạn chế. Nếu là người giỏi kỹ thuật và hiểu biết về công nghệ thông tin, bạn có thể tự tạo một danh thiếp số một cách dễ dàng. Tuy nhiên, những thứ miễn phí và tự làm thường có nhiều hạn chế nên tốt nhất là bạn nên có một giải pháp chuyên nghiệp.
Sau khi tạo lập xong, bạn có thể gửi danh thiếp số qua gặp gỡ trực tiếp hoặc trực tuyến, dùng ứng dụng, URL hoặc một số loại liên kết. Khi hai người đang sử dụng cùng một ứng dụng danh thiếp số thì việc trao đổi sẽ rất dễ dàng. Trong trường hợp một trong hai người không sử dụng cùng ứng dụng, người có ứng dụng sẽ chủ động gửi mã QR hoặc liên kết đến người chưa có. Điều này sẽ cho phép lưu dữ liệu liên hệ theo các cách khác nhau, chẳng hạn như vào danh bạ thiết bị hoặc vào một ứng dụng hoặc phần mềm khác.
Danh thiếp truyền thống chưa biến mất
Trong hai năm đại dịch Covid-19 diễn ra, chúng ta đã chứng kiến tốc độ phát triển nhanh chóng của trào lưu biến mọi thứ thành kỹ thuật số. Hành vi văn hóa đã tồn tại hàng thế kỷ nay như trao đổi danh thiếp cũng chịu sự tác động nhất định của trào lưu này.
Tuy nhiên, xu hướng làm việc kết hợp (hybrid) cả làm việc trực tuyến và gặp gỡ trực tiếp cho thấy danh thiếp in truyền thống vẫn chưa thể biến mất một sớm một chiều. Khi trao danh thiếp, khách hàng và đối tác của bạn không chỉ lấy thông tin liên lạc mà kèm theo đó là cái bắt tay, lời chào thân thiện và câu nói cảm ơn. Hơn nữa, việc trao đổi danh thiếp để chia sẻ thông tin liên lạc được tiến hành trong không khí trò chuyện vui vẻ thoải mái. Đối người làm kinh doanh, môi trường thân thiện ấm áp là tiền đề quan trọng trong việc xây dựng và phát triển quan hệ với đối tác hay khách hàng.
Ở nhiều nước trên thế giới, trao đổi danh thiếp là một phần không thể thiếu của nghi lễ kinh doanh. Ví dụ, nếu bạn kinh doanh ở Hồng Kông, bạn phải đưa danh thiếp của mình để đổi lại khi ai đó đưa danh thiếp cho bạn. Cũng như thế, ở Nhật Bản, khách hàng có thể xem chất lượng giấy danh thiếp của bạn để đánh giá mức độ hiệu quả của bạn trong việc điều hành doanh nghiệp và hành vi của bản thân.
Với nhiều doanh nhân và nhà quản lý, chất liệu giấy và chất lượng thiết kế của danh thiếp cũng là dấu hiệu khẳng định sự chuyên nghiệp. Beth Ramsay, một diễn giả và tác giả nổi tiếng về khởi nghiệp và phát triển kinh tế người Mỹ thậm chí còn khuyên nên sử dụng kim loại làm vật liệu để tạo ra danh thiếp. Ông cho rằng danh thiếp kim loại là một khoản đầu tư tốt và sẽ thu hút những ai cầm nó trên tay.
(*) Giám đốc Công ty Tư vấn Vietnam Global Network, Singapore
https://thesaigontimes.vn/trao-danh-thiep-thoi-ky-thuat-so/
